«Заходите ко мне в пещеру, споем про охоту на мамонта!»

Встреча ради встречи, для общения, для сближения. Единственная цель этого собрания – собраться вместе, укреплять отношения и создавать новые, усиливать социальные и личные связи внутри племени.

Рассмотрим основные типы встреч подробнее, чтобы вы научились применять их у себя на работе.

Информационные встречи называются по-разному – презентации, совещания, сводки новостей, брифинги и т. д.

Их основная функция – обмениваться необходимой информацией. На протяжении всей истории человечества такой обмен происходит намного более эффективно в группе, нежели один на один. Средневековые горожане собирались на рыночной площади, чтобы послушать объявления и важные новости. Сейчас, когда информация доходит до нас в письменном виде, в звуковом и видеоформате, не столь важно встречаться, чтобы узнать, что Столетняя война только что началась или что Черная Смерть нанесет визит в следующую среду.

Теперь, когда у нас хватает средств, чтобы следить за последними новостями, мы можем и должны быть очень разборчивы в вопросе, когда проводить информационные встречи и зачем.

«Информация – не знание», – сказал Эйнштейн, имея в виду, что информация сама по себе не столь важна. Слово «информация» предполагает «формирование», и я бы предположил, что в этом и заключается основной смысл встречи: сформировать данные (сырые, объективные факты) в смысл. Или, другими словами, настоящая информационная встреча создает в вашей организации общее понимание.

В век переизбытка информации такие встречи будут проводиться все чаще и чаще и будут переполняться второстепенными деталями. Поэтому важно понять цель встречи и включать только необходимую информацию.

Кроме того, помните, что на встрече делятся многими видами информации.

Данные – это лишь один ее вид. Когда люди собираются, чтобы послушать своих боссов и коллег, которые делятся информацией, они обращают внимание не только на то, что сказано, но и на поведение, тон, энергию, на язык тела тех, кто говорит. Как вы делитесь информацией, влияет на восприятие информации.

«Наш бизнес прогорает», – говорит директор с потной верхней губой, и аналитики понижают рейтинг ААА компании.

«Настали нелегкие времена, действительно нелегкие», – говорит бьющийся за свое дело предприниматель с блеском в глазах и получает легкие денежки.

Если вы считаете, что самое главное в информационной встрече – просто проинформировать, подумайте-ка еще разок. На самом деле вы делитесь информацией, чтобы:

• создать атмосферу доверия;

• дать четкие указания;

• выявить опасность;

• команда или компания стала успешнее.

Очень сложно не приглашать людей на встречи, если они уже привыкли их посещать. Это я называю «Синдромом дядюшки Вернона».

Такой есть в каждой семье. Он скучный, грубый и источает легкий запах пестицидов, но, тем не менее, как-то так выходит, что вы никак не можете не пригласить дядюшку Вернона на свадьбу.

Чтобы уточнить, кого нужно пригласить на информационную встречу, задайте сами себе четыре вопроса:

• С учетом цели собрания, какая информация является для вас ключевой? (Подчеркиваю: ключевой.) То есть без чего нельзя обойтись и какой информацией можно поделиться только в формате встречи?

• Кто непременно должен это знать? И кто должен получить информацию в первую очередь, т. е. не может быть проинформирован после встречи ее участниками?

• Почему это так важно для вас, для них и для дела?

• Какие грозят потери, если встреча не состоится?

Те самые люди, которые обычно жалуются на переизбыток совещаний, часто ходят на информационные встречи, ведь «надо узнать, что вообще происходит».

Информационный туризм – ныне частое явление в организациях, не в последнюю очередь потому, что сохраняется мнение: «знание – сила». Убедитесь, что те, кого вы приглашаете на информационную встречу, действительно нуждаются в ней, а не просто почувствуют себя важнее оттого, что там побывают. Выдайте им одну из тех VIP-карточек, которые я рекомендовал напечатать выше, и отошлите их туда, откуда они пришли.