«Шапка» – это фирменный блок информации о компании, распространяющей пресс-релиз. Он находится в верхней части первого листа текста и содержит в себе название (логотип), адреса, номера телефонов компании.

Обычно, для первой страницы пресс-релиза используется фирменный бланк компании, с традиционной шапкой. Однако, для пресс-релизов может разрабатываться и своя собственная шапка. В таком случае в информационном блоке может присутствовать само слово «пресс-релиз».

В шапке может быть указание на распространителя пресс-релиза, если компания использует специальное пиар– или консалтинговое агентство.

Подчас под шапкой размещают пометку «эмбарго» – ограничение, указание на время публикации. Например, «не ранее 15 мая 14.00». Подобное ограничение предусматривается для того, чтобы СМИ не сообщили о каком-либо событии раньше, чем оно произойдет. Однако, нет никаких гарантий в том, что журналисты обратят хоть какое-то внимание на «эмбарго» и выпустят информацию в запланированное время. У работников редакций свои соображения и свои интересы. Так что в большинстве случаев использование «эмбарго» едва ли оправдано. И если кому-то кажется, что само это слово «эмбарго» подчеркивает значимость, важность описываемого в пресс-релизе события, что оно способно заинтриговать СМИ, то он глубоко ошибается. Журналисты оценивают прежде всего информационный повод.

Если же у компании есть серьезный повод для непубликации информации до какого-либо срока, лучше не только не использовать «эмбарго», но и просто не рассылать пресс-релиз раньше времени. Только тогда интересы компании по соблюдению сроков распространения информации будут защищены.

Кроме эмбарго специалисты по медиарилейшнз иногда пишут под шапкой «для безотлагательного использования». И в применении этих слов также особого смысла нет. В современном мире никто не придерживает новости. Если они значимы, то сразу публикуются, если – нет, то летят в мусорную корзину.

Сразу под шапкой пресс-релиза приводится информация о контактных лицах: одном или нескольких. В их роли могут выступать как сотрудники и руководители пресс– или пиарслужбы компаний, так и представители пиар– или консалтингового агентства, рассылающего пресс-релиз, как и те или другие единолично, так и совместно.

В пресс-релизе также стоит указывать номера телефонов и адреса электронной почты специалистов и руководителей компании, на которых есть ссылки в пресс-релизе.

Важно, чтобы контактные лица имели право и возможность сообщать ту или иную информацию журналистам.

В информацию о контактных лицах включаются: фамилия, имя, отчество, номер телефона и факса, адрес электронной почты и персонального сайта, если таковой имеется. Все данные должны быть тщательно проверены. Всегда стоит прежде, чем выпустить пресс-релиз прозвонить указываемые телефоны и написать тестовые письма по электронным адресам, чтобы удостовериться, что с контактными лицами действительно можно связаться.

Естественно, что на актуальное для пресс-релиза время контактное лицо не должно подменяться автоответчиком, убывать в командировку, не снимать телефонную трубку и не отвечать на электронные письма.

Лучше всего указывать в пресс-релизе не менее двух контактных лиц.

Для более эффективной работы, стоит приводить время, в течение которого телефонные звонки будут приняты. Если есть возможность, то стоит указать телефон, по которому можно связать с контактным лицом во внерабочее время. Будет очень обидно, если информация о событии не выйдет не потому, что она не заинтересовала СМИ, а потому что их представителям не удалось связаться с контактным лицом.

В выходных данных указывается место и время описываемого события. Например, «ВОРОНЕЖ, 23.05.2008». В международных пресс-релизах также указывается государство.

Во всем мире сначала указывается день, затем месяц и год. В США сначала следует месяц, затем день и год. Во избежание разночтений при подготовке международных пресс-релизов стоит использовать словесное описание месяца. Например, «ВОРОНЕЖ, 23 мая 2008».

Желательно, чтобы дата события, дата рассылки пресс-релиза и дата получения пресс-релиза СМИ совпадали. В таком случае событие будет восприниматься, как новость, а не как устаревшие сведения.

Также в выходных данных могут содержаться условия аккредитации журналистов для участия в анонсируемом событии.

В длинных пресс-релизах рекомендуется указывать дату не только в начале, но и в нижнем левом углу последней страницы.

Место набирается заглавными буквами, дата – обычными.