Суть эффективного мониторинга заключается в решении проблем на стадии возникновения.

Отчетность – это регулярное предоставление информации о выполненных работах и их соответствии заранее установленным показателям. Как правило, для отчетов, будь то письменные материалы или устный доклад, должны быть установлены конкретные сроки. В условиях микроменеджмента люди вынуждены писать отчеты, заведомо зная, что их никто не читает.

По результатам проведенного исследования, 53 % менеджеров и 52 % рядовых работников отметили, что им приходилось по требованию микроменеджера заниматься ненужным мониторингом и пустой отчетностью, а 25 % представителей обеих групп делали это по просьбе сотрудников и коллег.

Традиционно мониторинг является служебной обязанностью менеджеров, а отчетность – это требование, которое выполняется на всех уровнях организации. В современной компании у нас у всех есть обязанности проводить мониторинг и отчитываться по системе «360 градусов». В бизнесе, основанном на сотрудничестве, становится все важнее информировать сотрудников, партнеров и клиентов о ходе выполнения работ и достигнутых результатах.

Однако неправильное использование мониторинга и отчетности может довольно быстро превратиться в руках микроменеджера в грозные орудия, помогающие им создавать для окружающих совершенно невыносимые условия работы.

Некоторое время назад в моду вошел особый стиль управления, который можно описать фразой: «Если что, я здесь неподалеку». Он выработался в процессе поиска эффективного, неформального, дружественного способа мониторинга выполнения работ. В ответ микроменеджеры изобрели свое детище: «Я дышу тебе в затылок». Эти два стиля отличаются друг от друга так же, как бабочка – от червяка.

Мониторинг и отчетность в понимании микроменеджеров должны выполнять три приоритетные задачи.

Докажите мне, что вы работали, а не валяли дурака.

Докажите мне, что вы делали только то, что я считаю

важным.

Докажите мне, что вы делали это именно так, как я требовал.

Злоупотребление мониторингом и отчетностью еще больше вынуждает микроменеджера всегда быть в пределах досягаемости. Им движет желание держать все в своих руках и быть в курсе всего. Можно выделить ряд ключевых факторов пагубного мониторинга и бесполезной отчетности.

Люди, склонные к микроменеджменту, крайне непоследовательны в своих требованиях. Они не могут четко определить, чего хотят, но думают, что поймут «это», увидев результат. Поэтому им нужно видеть «это» как можно чаще, чтобы понять, подходит им оно или нет. Им нужно немедленно уловить момент, если вдруг «это» начнет выглядеть по-другому.

Очень часто представление о том, каким должен быть результат, существует только в головах у микроменеджеров. Они могут указать вам, что вы сделали не так, но не смогут объяснить, как исправить ошибку. Микроменеджеру приходится постоянно контролировать рабочий процесс, чтобы быть уверенным в том, что все следуют его иллюзорным представлениям о результате. Остальным же приходится играть в «угадайку».

Он похож на строгого отца, который ругает дочку за четверку в дневнике, хотя кроме четверки в тот же день ей поставили еще пять пятерок. Конечно, озабоченность четверкой в дневнике первой ученицы вполне возможна, но и ее пятерки, несомненно, заслуживают похвалы. К сожалению, строгий отец, как и микроменеджер, замечает только дурное, все хорошее считается само собой разумеющимся.

Микроменеджер часто отслеживает не то, что надо, или то, что надо, но не так. У него искаженная система оценки результата. Он слишком пристально всматривается в какие-то отдельные элементы, теряя из вида все остальное. Для микроменеджера осуществлять мониторинг означает рассматривать под микроскопом.

Микроменеджеры ценят видимость работы выше, чем ее эффективность. Подчиненные постоянно должны доказывать им, что не бездельничали, и поэтому главным объектом контроля становится «занятость» работника.

Существует большая разница между занятостью работника и эффективностью работы. У микроменеджера в почете не те, кто продуктивно работает, а те, кто приходит на 15 минут раньше и уходит на 15 минут позже. Выше ценится тот работник, который перегружен работой, вечно куда-то спешит, сбиваясь с ног, и поэтому никогда не успевает сделать работу в срок, а не тот, который отказывается от дополнительной нагрузки, зато всегда все делает вовремя. Если вы спокойны, не взмылены, не несетесь сломя голову, ваш микроменеджер подумает, что у вас недостаточно работы. Если же вы на грани истерического припадка, у вас подкашиваются ноги, дрожат руки и голос, значит вы работаете в нужном ритме.