Широкополосный доступ в Интернет невероятно увеличил возможности получения данных, еще больше усложнив при этом выбор качественной и ценной информации. Менеджерам следует ограничивать количество сведений, к которым они имеют доступ на своем уровне, установив баланс между внешней, общей, публичной (например, новости бизнеса, экономики и политики) и специализированной, частной информацией утилитарного значения из внутренних источников. Слишком большой объем информации порождает чувство тревоги и неуверенности, а ее дефицит может привести к неэффективному принятию решений, управлению на основе предположений и неприятным последствиям для бизнеса.

Только строгий, информированный и последовательный подход к отбору и оценке информации позволяет контролировать ее поток. В предлагаемом ниже чек-листе рассматривается структурный подход к контролированию все возрастающего потока информации. Этот перечень предназначен для тех, кто имеет дело и должен справляться с большой информационной нагрузкой.

Чек-лист

1. Узнайте себя

Люди по-разному справляются с тем или иным количеством информации. Очень важно оценить тот объем данных, который именно вы можете освоить в любое время и без особого напряжения. Определите, какими способами вы пользуетесь для сохранения различных сведений. Вы делаете записи или просто запоминаете? Способны вы ли в уме соединять разные блоки информации или нуждаетесь в помощи более формальных систем, например указателя для поиска соответствующих сведений? Имейте в виду, что информация может поступать по запросу (при поиске) или случайно (в разговоре с коллегой) и что оба этих способа важны и необходимы.

2. Управляйте своим временем

Если вы постоянно перегружены поступающей информацией, регулярно выделяйте время на ее анализ. Придерживайтесь установленного графика.

Оцените:

• сколько времени есть в вашем распоряжении;

• насколько гибко вы можете его использовать;

• сколько времени может быть потрачено на обработку информации;

• как вы работаете отрывает ли вас от работы каждый раз поступление электронных сообщений.

3. Сконцентрируйтесь на целях

Сосредоточьтесь на текущих задачах, иначе просто утонете в море информации, которую вы накапливаете и храните «на всякий случай». В информационной политике очень важно определить цели и приоритеты: рассортируйте информацию на категории «нужно иметь», «желательно иметь» и «иметь не обязательно». Сконцентрируйтесь на том, что надо знать, а не на том, чего хотелось бы. При нехватке времени количество информации следует сократить; впоследствии можно будет его увеличить.

Информация, которую «надо иметь», должна:

• соответствовать намеченным целям;

• быть ориентирована на задачи;

• иметь отношение к потребностям;

• соответствовать конкретной поставленной задаче;

• обеспечивать знания и понимание в целях успешного продвижения дел.

Информация, которую «желательно иметь», должна:

• оказаться полезной хотя бы в течение одного дня;

• быть интересной, пусть и не имея непосредственного отношения к делу.

Информация, которую «иметь не обязательно»:

• без труда найдется по запросу;

• не нанесет никакого вреда в случае утери.

4. Выберите способы доступа к информации и ее распространения

Существенное значение на каждом этапе контроля информации имеет выбор способов доступа к ней и ее распространения. Невнимательное отношение к источнику информации может стать причиной искажения или переизбытка данных. Все источники информации расходуют ваше время по-разному:

• библиотеки требуют время на разбор и сортировку печатных материалов;

• базы данных и поисковые интернет-службы предоставляют сотни ссылок, из которых надо выбрать соответствующие, на что требуется немало времени;

• интернет-порталы и сообщества обещают дать все необходимое по теме, но в результате вы сталкиваетесь с валом неотредактированной информации;

• сообщение в сотни страниц, ради удобства посланное по электронной почте, придется распечатать на принтере.

Преимущество библиотек состоит в том, что информация в них систематизирована. С осторожностью относитесь к источникам, в которых отсутствует системная организация.

С осторожностью подходите к выбору источника, иначе придется иметь дело с массой низкокачественной информации, которую потом будет трудно отсортировать. Помните о своей цели и твердо придерживайтесь критериев отбора. Изучите источники и определите, как их использовать. Впоследствии вам будет легче найти нужную информацию.

5. Установите критерии отбора

Мы либо имеем дело с информацией сразу же после ее поступления, поскольку должны действовать на ее основе, либо: