• повышение универсальности персонала;

• повышение взаимозаменяемости персонала;

• повышение гибкости персонала и структурных подразделений.

Возвращаясь к примеру с открытыми излишками, выявленными на складе сырья, две оставшиеся единицы трудовых ресурсов, попавшие в зону отклонений, существовали по причине узкой специализации и недостаточной взаимозаменяемости персонала. Чтобы справиться с этим фактором в компании была разработана программа повышения гибкости структурных подразделений, в ходе выполнения которой с помощью механизмов внутреннего обучения и разумного совмещения различных работ была повышена универсальность сотрудников склада, что привело к дальнейшей оптимизации численного состава и связанных с ним затрат.

На основе расчета интегральной потребности в трудовых ресурсах с учетом факторов нестабильности бизнес-процессов, степени взаимозаменяемости и гибкости персонала структурных подразделений рассчитывается реальная оптимальная численность сотрудников.

На рис. 5.86 приведен пример анализа и расчета численности исполнителей процесса складирования сырья и материалов.

Рис. 5.86. Пример анализа и расчета численности исполнителей процесса

5.6. Четвертый тип оптимизации оргструктуры. Построение взаимодействий с внешней средой

Последним четвертым типом оптимизации оргструктуры является построение взаимодействий организации с внешней средой (см. рис. 5.87).

Рис. 5.87. Оптимизация взаимодействий организации с внешней средой

Степень взаимодействия организации с внешней средой определяется тем, насколько компания может оперативно и гибко адаптироваться к изменениям внешней среды. Если организация способна быстро реагировать на любые изменения и подстраиваться под них — степень взаимодействия высокая. Для большинства современных бизнесов в нынешних условиях это является критическим фактором успеха.

Если же организация представляет жесткую конструкцию, не реагирующую ни на какие изменения — степень взаимодействия низкая.

Оптимизируя третий тип взаимодействий необходимо ответить на вопрос — какую степень гибкости оргструктуры выбрать и какие изменения в организации для этого нужно произвести.

5.6.1. Бюрократические и адаптивные организации

Для правильного построения взаимодействий организации с внешней средой нужно рассмотреть полярные варианты. Первый из них называется бюрократической или механистической организацией, второй — адаптивной или органической (см. рис. 5.88).

Первый вариант представляет собой жесткую организацию, которая остается незыблемой, не смотря ни на какие воздействия, оказываемые на нее со стороны внешней среды. В этом заключается одно из преимуществ этого типа организации. С другой стороны, это преимущество является и главным недостатком, так как такая структура не может оперативно меняться, потому что ее технологии, ее оргструктура сильно «зацементированы». Бюрократическая или механистическая организация характеризуется использованием формализованных правил и процедур, централизованным принятием решений, высокой степенью разделения труда, жесткой иерархией власти, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. В бюрократических компаниях существуют жесткие регламенты, каждый сотрудник имеет четкие инструкции, предписывающие, что и когда он должен сделать, и от этих правил нельзя отклоняться ни на шаг.

Рис. 5.88. Бюрократические и адаптивные организации

Второй вариант — адаптивная или органическая организация характеризуется слабым или умеренным использованием формализованных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. В адаптивной организации также имеются регламенты, но они предопределяют степень свободы, в них заложена инициатива, а сотрудник, выполняющий работу, имеет право самостоятельно принимать определенные решения.

В табл. 5.26 приведен перечень основных различий между бюрократическими и адаптивными организациями, а в табл. 5.27 их преимущества и недостатки.

Табл. 5.26. Различия между бюрократическими и адаптивными организациями

Табл. 5.27. Преимущества и недостатки бюрократических и адаптивных организаций

При принятии решения о том, какую структуру выбрать — бюрократическую или адаптивную, нужно знать следующие области применения этих форм организации:

Первое — если внешняя среда несложная и стабильная, то выгоднее использовать бюрократию. В случае если окружение сложное и нестабильное, адаптивный подход более оптимален.

Второе — если цели и задачи организации четко определенны — предпочтительна бюрократия. Если же они не определены или определены слабо, целесообразна адаптивная схема.

Третье — если бизнес-процессы предприятия простые, то подходит бюрократия, в обратном случае целесообразна адаптивная схема.