Контент

• Система управления организационными изменениями – диагностики, проектирование и реализация организационных изменений, контроллинг.

• Структура положений о компании – общие положения, цели и задачи, продукты и процессы, организация управления, права и ответственность.

• Проекция организационных характеристик на структуру – использование специальных матриц соответствия.

• Связь положений о компании с моделью процессов верхнего уровня – гармонизация структурных, процессных и функциональных характеристик.

Рис. 7.0.1. Система управления организационными изменениями 7.1. Механизм проведения организационных изменений в группе компаний «Волга – Днепр»

Рис. 7.1.1. Цикл управления организационными изменениями

Проведение организационных изменений с целью построения организационной структуры компании «как надо», обеспечивающей оптимальное сочетание совокупности таких факторов, как стратегия, окружающая среда, размер и жизненный цикл организации, технологии и корпоративная культура и так далее, включает в себя следующие этапы:

1. Сбор и анализ информации для адаптации и улучшения организационной структуры компании.

2. Проектирование изменений организационной структуры компании.

3. Утверждение и внедрение изменений организационной структуры и соответствующих положений об организационной структуре.

4. Наблюдение, контроль, анализ результатов внедрения.

5. Корректировка ранее принятых решений, мотивация персонала.

При необходимости, параллельно с изменением организационной структуры, проводится адаптация и изменения других компонент корпоративной архитектуры, в первую очередь модели исполнения процессов. Необходимость связанного проведения изменений в разных частях корпоративной архитектуры делает актуальным поддержание описания архитектуры не только как системы документов, но и как электронной модели, представляющей связанное описание различных характеристик и допускающей проведение их сквозных связанных изменений.

К основным объектам внимания при изменении корпоративной архитектуры можно отнести следующие компоненты организации:

– услуги;

– процессы;

– проекты;

– функции;

– звенья;

– системы управления;

– а также связи и взаимодействия между ними.

7.2. Адаптация положений об организации деятельности

Рис. 7.2.1. Связь стандартов и положений о компании Изменение стратегии, появление нового направления в деятельности, реорганизация с целью повышения эффективности ведут к изменению организационной структуры. Чтобы результаты проектирования структуры компании отвечали всем предъявленным требованиям, необходимо тщательно проводить сбор и анализ информации с помощью анкетирования и интервью, анализировать предшествующий опыт. В результате сбора и анализа информации формируется материал для описания основных характеристик компании «как надо».

Таким образом, для формирования проекта положения о компании выполняется следующий набор действий:

• описание и диагностика ситуации «как есть»;

• изучение лучших практик;

• определение миссии и стратегии группы компаний;

• определение основных стратегических задач конкретной компании и задач на год;

• определение продуктов конкретной компании и их потребителей;

• описание и распределение управленческих, основных и обеспечивающих процессов между подразделениями конкретной компании;

• описание организации взаимодействия между сотрудниками и руководителями конкретной компании;

• оформление положения.

Рис. 7.2.2. Схема гармонизации функциональных и процессных описаний

После утверждения положения о компании начинается этап внедрения организационных изменений. Содержание мероприятий внедрения зависит от объема и содержания тех изменений, которым подверглась организационная модель компании. При этом существенное изменение положения о компании влечет за собой изменение других связанных с этим положением документов, в частности положений о подразделениях и, возможно, должностных инструкций.

Следующим шагом является постоянное отслеживание соблюдения организационных изменений в повседневной деятельности. Для этого проводятся исследования, анализ и подготовка решений по корректировке существующих отклонений в организационно-функциональной модели компании.

На заключительном этапе осуществляется корректировка выявленных отклонений и мотивация персонала.

В рамках единой корпоративной архитектуры положения о компаниях группы и входящих в них подразделений интегрируются с описанием бизнес-процессов и системой менеджмента качества. С этой целью составляется классификатор функций «от положений» и детализированное описание процессов «от модели процессов верхнего уровня», после чего проводится гармонизация составленных описаний (см. рис. 7.2.2). Классификаторы процессов и функций также гармонизируются с системой менеджмента качества, где, по сути дела, поддерживаются аналогичные описания.

В итоге регламентация деятельности обеспечивается через следующий набор интегрированных между собой приложений:

– модуль процессов верхнего уровня;

– клссификация процессов и функций;

– регламенты процессов;

– регламенты проектов;

– положения о подразделениях;

– система менеджмента качества.

7.3. Учет в положении о компании основных задач

Рис. 7.3.1. Включение стратегических задач в положение о компании Адаптация и развитие деятельности группы компаний начинается с выработки стратегии компании, которая закрепляется в древе стратегических целей.

Рис. 7.3.2. Последовательность каскадирования стратегии: компания – подразделения – должность

Используя основной принцип каскадирования целей сверху вниз, стратегические цели конкретизируются в цели и основные задачи группы компаний (отражается во втором разделе положения о компании), которые, в свою очередь, определяют цели и задачи подразделений отдельно взятой компании и закрепляются в положении о подразделении.

При формировании должностной инструкции цели и задачи подразделения учитываются при определении задач сотруднику данного подразделения на год. Таким образом учитывается вклад каждого сотрудника организации в достижение поставленных стратегических целей группы компании.

Контент

• Модель процесса – прикладное представление на специализированном языке способа исполнения деятельности.

• Модель процесса верхнего уровня – прикладное представление верхнего уровня способа исполнения деятельности.

• Направления использования моделей процессов верхнего уровня – в качестве компонент корпоративной архитектуры, при распределении зон ответственности, в качестве интегрирующей модели детальных описаний процессов и положений.

Рис. 8.0.1. Модели процессов помогают

8.1. Использование моделей процессов

Рис. 8.1.1. Вопросы, которые интересуют пользователей при моделировании процессов Хотя в конечном счете перечень вопросов, решаемых при моделировании процессов, примерно одинаков: какие работы необходимо выполнять, кто какие работы выполняет и т. д. (см. рис. 8.1.1) – представление модели процесса и выбор языка представления существенно зависят от решаемых задач и пользователей.