Например, можно создать документ Word в котором один набор столбцов будет описывать документы Word, другой набор будет описывать документы Excel, а третий – файлы PowerPoint, и все это в одной библиотеке документов. Типы содержимого не должны обязательно использовать одинаковые столбцы, как не должны обязательно использовать только уникальные столбцы. Различные типы содержимого могут совместно использовать одни и те же столбцы, а могут иметь собственные уникальные столбцы. Эта гибкая возможность позволяет описывать документы различного типа в одной библиотеке документов одинаково или по-разному.

Примечание. Если вам нужна более подробная информация о типах содержимого, принципах их работы и способах создания, обратитесь к своему системному администратору.

Постоянные представления документов в библиотеке можно создавать командой Создать представление (Create a View) из меню Параметры (Settings). Доступно пять стандартных представлений:

1. Стандартное (Standard).

2. Таблица данных (Datasheet).

3. Календарь (Calendar).

4. График Ганта (Gantt view).

5. Представление Access (Access View).

Каждый из этих вариантов позволяет создавать представления, включающие средства сортировки, группировки, упорядочения и фильтрации.

В следующем упражнении вы создадите новое представление библиотеки документов.

Откройте узел SharePoint, на котором находится документ, в который вы добавите метаданные. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что выполнили упражнение из раздела «Добавление документов» главы 5 и предыдущее упражнение из этой главы, в котором мы добавляли столбец в библиотеку документов.

1. На странице библиотеки документов Дубовая мебель (Oak Furniture) в меню Параметры (Settings) выберите команду Создать представление (Create View).

2. В списке форматов выберите стандартное представление.

3. В поле Имя представления (View Name) введите имя, например По номеру документа.

4. В секциях Аудитория (Audience) и Столбцы (Columns) оставьте значения по умолчанию.

5. Если хотите сортировать все документы по номерам, в секции Сортировка (Sort) выберите соответствующие параметры. Если хотите фильтровать документы, чтобы в представление входили только документы, соответствующие определенному условию, в области Фильтр (Filter) выберите столбец Номер документа (Document Number), выберите оператор фильтрации и введите значение, по которому будет выполняться фильтрация.

Закройте обозреватель.

Параметры библиотек документов разделяются на три секции: Общие параметры (General Settings), Разрешение и управление (Permissions and Management) и Связь (Communication). Все три секции описываются ниже.

Первая ссылка в секции Общие параметры (General Settings) – Название, описание и переходы (Title, description, and navigation). Эта ссылка введена на страницу, на которой можно изменять название и описание библиотеки, а также настраивать параметры переходов, контроля версий и одобрения.

В следующем упражнении вы измените отображающееся имя и описание библиотеки.

Откройте узел SharePoint, на котором находится библиотека, чьи имя и описание вы хотите изменить. Если будет запрошено, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что выполнили упражнение из раздела «Создание библиотек документов» главы 5.

1. На странице библиотеки документов Дубовая мебель (Oak Furniture) в меню Параметры (Settings) выберите команду Библиотека документов: параметры (Document Library Settings). Откроется страница настройки библиотеки документов.

2. В секции Общие параметры (General Settings) щелкните на ссылке Название, описание и переходы (Title, description, and navigation).

3. Введите новое имя библиотеки.

4. Если нужно, введите описание библиотеки.

5. Переключатель Отобразить этот элемент типа «Библиотека документов» в области быстрого запуска (Display this document library on the Quick Launch) установите в положение Да (Yes).