Шрифт:
Обратите внимание на то, что клиентская программа Groove синхронизировала и файлы, и папки, сохранив документы на локальном жестком диске. Эти действия можно повторить, чтобы подключиться к другим узлам SharePoint и синхронизировать их библиотеки и списки в общей рабочей области. Конечно, если вы будете делать это, нужно будет дать рабочей области другое, более подходящее название, а не то, которое используется в этом упражнении.
Закройте обозреватель и клиентское приложение Groove.
Ключевые положения
• Библиотеки представляют собой централизованное хранилище документов, форм и рисунков, облегчающее их совместное использование.
• Можно создавать библиотеки документов для документов, относящихся к определенной теме, и давать им соответствующие имена.
• Не забывайте извлекать документ из библиотеки перед его изменением.
• Изменять и возвращать документы можно при помощи приложений из пакета Microsoft Office.
• Если хотите получать уведомления о изменении документов, используйте оповещения.
Глава 6 Работа с параметрами библиотек
В этой главе вы научитесь:
• настраивать библиотеку документов;
• создавать новые столбцы;
• работать с типами содержимого;
• добавлять в документ метаданные;
• обеспечивать безопасность библиотеки документов;
• удалять библиотеку документов.
Как говорилось в главе 5, библиотеки документов – одна из самых полезных возможностей служб SharePoint. Дополнительные функции библиотек SharePoint, такие как работа с версиями, требование одобрения документов и параметры навигации, делают библиотеки документов SharePoint более привлекательными, чем обычные сетевые общие папки. Библиотеки SharePoint можно использовать для хранения нескольких версий документов, требования одобрения документов перед публикацией, сортировки и фильтрации данных.
Из этой главы вы узнаете, как управлять библиотеками документов и использовать их дополнительные функции. Вы научитесь использовать столбцы библиотек, типы содержимого и металл иные документа, включая информационную панель документа Document Information Panel, DIP) в приложениях из пакета Microsoft Office 2007. Также вы узнаете, как создавать представления библиотеки документов, обеспечивать безопасность библиотеки, использовать веб-папки для доступа к библиотеке, использовать функции обсуждения документов и удалять библиотеки. В упражнениях этой главы используется библиотека документов Дубовая мебель (Oak Furniture) и библиотека форм Заявки на покупки (Purchase Orders), созданные в главе 5.
Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».
Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адресаследует использовать адрес доступного вам сервера.
Настройка библиотеки
Каждая библиотека документов содержит параметры, которые можно изменять. Чтобы открыть страницу, на которой можно изменять параметры библиотеки, откройте библиотеку документов и щелкните на ссылке Параметры (Settings). Кроме того, можно выполнять действия по управлению библиотекой документов, используя ссылку Действия (Actions) на странице библиотеки документов.
По умолчанию библиотека документов открывается в стандартном представлении (Standard).
Иногда стандартное представление не позволяет выполнять необходимые действия. Например, если нужно быстро отсортировать список документов, не создавая новое представление, можно воспользоваться представлением Таблица данных (Datasheet).
Если нужно открыть библиотеку в Проводнике Windows, а не в обозревателе, это можно сделать при помощи меню Действия (Actions). Это меню позволяет выполнять следующие действия.
• Изменять содержимое библиотеки в представлении Таблица данных (Datasheet). Это представление можно использовать, когда нужно быстро отсортировать содержимое библиотеки, не создавая новое представление, основанное на отсортированных метаданных.
• Открывать библиотеку в Проводнике Windows. Можно использовать это представление для перетаскивания файлов и папок в библиотеку.