Многие считают, что визитные карточки используются лишь при деловой переписке и во время переговоров. Но кроме этого протокольные правила и деловой этикет, а также правила гостеприимства предусматривают следующие формы общения как официального, так и неофициального характера: поздравления с праздником, соболезнования, ответы на поздравления, выражения признательности, благодарности, сопровождения подарка, сувенира, цветов и некоторые другие формы контактов, которые предусматривают использование визитных карточек. Например, согласно стандартной международной символике, которая одинаково понимается во всех странах, по правилам протокола в определенных случаях могут быть проставлены буквенные обозначения повода, по которому послана или оставлена визитка:

P.P. (pour presentation) – «для представления». Цель – знакомство, рекомендация;

P.F. (pour fete) – «к празднику». Может послужить поздравительной открыткой, стать дополнением к подарку;

P.F.N.A. (pour fete Nouvel An) – «по случаю Нового года»;

P.R.F.N.A. (pour remercier er fete Nouvel An) – «с благодарностью и новогодними поздравлениями»;

P.F.F.N (pour faire fete nationale) – «по случаю национального праздника». Хороший знак внимания иностранным партнерам к их национальным праздникам;

P.R. (pour remercier) – «с благодарностью». Такая визитка послужит благодарственным письмом в ответ на поздравления, подарки или услуги, которые предоставил деловой партнер;

P.R.V. (pour rende visite) – «ответом на приглашение». Визитка, вложенная в конверт, дает понять, что приглашение принято;

P.P.C. (pour prendre conge) – «в знак прощания». Уведомление об отъезде, способ заочного прощания, если нет возможности попрощаться лично;

P.F.C. (pour faire connaissance) – «по поводу знакомства». Выражение заинтересованности в знакомстве;

P.C. (pour condoleances) – «соболезнование». Визитка по случаю смерти партнера, его близких родственников или знакомых и в случае национального траура и др.

Широкое распространение получили личные визитные карточки и их разновидности (семейные визитные карточки или карточки супругов).

Существуют также специальные визитки, используемые для поздравлений от имени компании, персональные визитные карточки для неформальных встреч (например, в различных закрытых клубах).

Однако наиболее распространенными следует признать три основных типа визитных карточек:

персональная визитная карточка – такая визитка представляет ее владельца лично; на ней указывается фамилия, имя, отчество, должность и название компании, в которой он работает. Все сотрудники компании обязаны оформлять визитные карточки в едином корпоративном стиле;

корпоративная визитная карточка – цель такой визитки – презентация компании, ее товаров, работ, услуг. Как правило, она содержит краткую информацию о компании: логотип компании и ее наименование, почтовый и юридический адрес, электронный адрес, официальный сайт в Интернете, контактную информацию, описание деятельности компании, режим работы. Поэтому личные данные сотрудника, пользующегося визиткой, в этом случае на ней не печатаются. Вся дополнительная информация записывается в момент знакомства на чистой оборотной стороне. Такие карточки необходимы для продавцов, менеджеров, агентов, сотрудников, работающих с компанией на сдельной основе, а также в ряде случаев для руководителей компании, которые ценят каждый новый деловой контакт, но предпочитают не давать новым знакомым свои прямые координаты;

именная визитная карточка – на такой визитке пишется только фамилия, имя, отчество владельца без указания наименования компании. Такие визитки используют, как правило, представители творческих профессий – актеры, журналисты, писатели, художники и др.

В международной практике по виду визитных карточек определяют респектабельность и финансовое положение потенциальных партнеров по бизнесу.

В соответствии с Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93, утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 301 (в редакции последующих изменений) визитные карточки отнесены к продукции полиграфической промышленности (код 95 4270). Соответственно, такая продукция может использоваться компаниями:

– для управленческих целей (информационная функция визитных карточек);

– для рекламных целей как средство для формирования или поддержания интереса к компании и ее товарам (работам, услугам) и продвижения их на рынке (рекламная функция визитных карточек).

Правильная квалификация в налоговом учете расходов на изготовление визитных карточек зависит от того, какую функцию выполняют визитные карточки: информационную (п ред ста в и те л ьс ку ю) или рекламную? Ответ на этот вопрос содержится в информации, размещенной на визитной карточке, и в том, кому она предназначена.

В зависимости от этого для целей исчисления налога на прибыль компания может признать затраты на изготовление визитных карточек:

– либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве нормируемых расходов на рекламу (подп. 28 п. 1 ст. 264, абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 26.10.2007 № 20–12/102557) в размере, не превышающем 1 % от выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ;

– либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).