Таким образом, принятие к учету визитных карточек может быть подтверждено налогоплательщиком (заказчиком) товарной накладной (форма № ТОРГ-12) либо иными документами, отвечающими требованиям п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Так, для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов может применяться также и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15);

– двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа визитных карточек. Необходимость этого документа обусловлена следующим.

Согласно положениям Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденного постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, к основным первичным документам отнесена товарная накладная (форма № ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету материалов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) также применяется в том числе для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Поэтому факт выполнения таких работ, как, например, дизайн, верстка, отрисовка одного логотипа в кривых, незначительная правка готового дизайн-макета визитки, создание графических схем проезда на визитке (стоимость таких работ в ряде случаев не включена в стоимость изготовления визитных карточек), должен подтверждаться не товаросопроводительными документами, а документом, составленным исполнителем с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Таким документом, подтверждающим факт выполнения работ в соответствии с условиями договора, и как раз является двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа;

– счет-фактура, выставленный исполнителем в адрес организации (заказчика) и оформленный с соблюдением требований ст. 169 НК РФ и Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914;

– отдельный внутренний организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором необходимо указать для каких целей изготовлены визитные карточки и утвердить перечень сотрудников организации, которым в силу их должностных обязанностей полагается выдача визитных карточек;

– внести соответствующее дополнение в должностные инструкции таких сотрудников, предусмотрев в них в качестве одной из должностных обязанностей сотрудника – поддержание деловых контактов с партнерами и контрагентами компании.

Обращаем особое внимание на важность этого документа: так как визитки изготавливаются по заказу организации и выдаются сотрудникам для выполнения ими своих должностных обязанностей для поддержания деловых контактов с партнерами и контрагентами организации в интересах самой организации, то никакой экономической выгоды в денежной или натуральной форме такие физические лица не получают. Поэтому стоимость изготовления визитных карточек к доходам сотрудников не относится и соответственно не подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход.

Дополнение к должностной инструкции МЕНЕДЖЕРА ПО РЕКЛАМЕ

… организует связи с деловыми партнерами Общества, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности Общества.

В целях выполнения своих должностных обязанностей:

… участвует в проводимых Обществом совещаниях, переговорах, конференциях, выставках, в том числе с иностранными партнерами, по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… представляет Общество в сторонних организациях по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… организует и поддерживает постоянные контакты со средствами массовой информации, агентствами по связям с общественностью, информационными, консалтинговыми агентствами, издательствами, другими предприятиями и организациями, государственными и общественными структурами;

… привлекает к решению поставленных задач независимых внешних консультантов и экспертов в области связей с общественностью.

– издать отдельный внутренний организационно-распорядительный документ в отношении каждого конкретного рекламного мероприятия, проводимого организацией, при проведении которого планируется раздача визитных карточек в рекламных целях. В этом документе необходимо указать перечень должностных лиц, непосредственно участвующих в рекламной акции, для которых предназначены изготовленные визитные карточки;

Общество с ограниченной ответственностью