Если вам действительно нужен документ своей презентации, выберите в меню Вид Microsoft PowerPoint Страницы заметок (см. рис. 6.1). В верхней части страницы заметок содержится та информация, которую увидит ваша аудитория на экране. Нижняя часть – дополнительный раздаточный материал.

Рис. 6.1. Страница заметок в Microsoft PowerPoint

Раздавайте материалы только после презентации. Если вы предоставите их публике до или во время презентации, многие будут просматривать их во время вашего выступления и не станут слушать вас.

Если вас попросили прислать копию вашей презентации для того, чтобы издать материалы конференции в книжном формате, используйте Страницы заметок PowerPoint. Так вы сохраните целостность своих слайдов, которые останутся исключительно презентационным материалом.

Если же вас попросят предоставить копию презентации заранее, как часто бывает, особенно в сфере вложений капиталов с риском и в финансовом секторе, вежливо предложите ознакомиться с вашим бизнес-планом или основными положениями компании, то есть с документами. И создавайте этот документ в Microsoft Word , а не в PowerPoint .

Когда на экране один за другим появляются слайды с плотным текстом и очень подробными таблицами, графиками и диаграммами, фокус аудитории моментально и непроизвольно смещается на графику, и все начинают читать. Когда люди начинают читать, они перестают слушать. Графика попадает в центр внимания, а выступающий становится приложением к слайд-шоу и играет роль в лучшем случае голоса за кадром, а в худшем – чревовещателя.

Проблема усугубляется, когда выступающий сам становится читателем. Чтение редко трансформируется во что-то большее, нежели дословная передача написанного текста. Читая дословно, выступающий занимает покровительственную позицию по отношению к аудитории. Присутствующие думают: «Я не ребенок! Могу и сам прочитать!» В результате не получается ни связи, ни общения, ни, скорее всего, убеждения.

Еще хуже, если выступающий отвлекается от темы и обсуждает вопросы, никак не связанные со слайдами. Это несоответствие блокирует восприятие слушателей, вызывая замешательство и раздражение. Все равно, что перепутать аудио– и видеокабели DVD-плеера.

Так как же создавать эффективные слайды? Относитесь к графике так, как к ней относятся мои клиенты из Microsoft. Исполнительная презентационная группа – это специализированное подразделение Microsoft, сотрудники которого занимаются созданием слайдов и графических средств, которые используются в крупных презентациях компании, проводимых руководителями высшего ранга. Раньше этим отделом заведовал Джон Бромберг, выходец из театрального мира Нью-Йорка. Сейчас он уже на пенсии, но на протяжении одиннадцатилетнего сотрудничества с Microsoft он был директором по мероприятиям и отвечал за гигантскую работу с новейшими продуктами и графическими возможностями.

Несмотря на все эти модные приспособления, исполнительная презентационная группа считает PowerPoint, собственный продукт Microsoft, технической поддержкой выступающего. Слайды и прочие графические средства должны поддерживать оратора, а не наоборот.

Ту же модель мы видим каждый вечер, просматривая по телевизору новостные программы. Мы видим дикторов – Чарльза Гибсона, Брайана Уильямса или Андерсона Купера, – которые сообщают нам какие-то сведения и интерпретируют их. Да, они используют графику, но графика играет вспомогательную роль. Изображение обычно состоит из простой картинки и краткого названия сюжета, который освещает диктор: фотография здания Конгресса США и слова «Налоговые предложения», изображение бутылочки с неким медикаментом и слова «лекарства по рецептам». Гибсон, Уильямс и Купер всегда в центре сцены.

Так случилось, что мой двоюродный брат Джоэл Голберг вот уже более 25 лет работает художником-графиком на канале ABC News . Вооружившись замысловатыми электронными инструментами, Джоэл нередко часами трудится над единственным изображением или словом и доводит его до совершенства, выделяя что-то цветом, высветляя, масштабируя, затемняя и применяя прочие секреты своего искусства. Готовое изображение может продержаться на экране за спиной Чарльза Гибсона всего лишь несколько секунд, затем исчезнув навсегда. И хотя, несомненно, Джоэл получает хорошее вознаграждение за свой труд, Чарльз Гибсон в силу своего авторитета зарабатывает гораздо больше.

Соотношение «фокус на выступающем/графическая поддержка» – единственная эффективная модель презентации. Презентация не может служить документом, если только она по сути своей не всеобъемлюща – но тогда аудитории не нужен лектор. Ведь можно, сидя в тихом зале, прочитать слайды самостоятельно. С другой стороны, если графика отчасти является документом, она только отвлекает внимание от ведущего презентации.

Но если докладчик объясняет что-то публике, а графика играет роль вспомогательного материала, выступающий может привести аудиторию к тому или иному умозаключению. В таком случае он направляет умы слушателей, посылая подсознательный сигнал: эффективный менеджмент .

Аудитория тоже выделяет визуальное сопровождение из сообщения выступающего. Как гласит древняя китайская пословица,

Чтобы все происходило именно так, нам нужен руководящий принцип. Принцип таков: меньше – это больше. Эти слова приписывают одному из самых выдающихся архитекторов и дизайнеров XX столетия Людвигу Мису ван дер Роэ (1886-1969), основателю течения минимализма. Мис руководил влиятельной школой Баухауз в Германии, а в 1930-х годах переехал в Соединенные Штаты, где создал впоследствии такие классические сооружения, как небоскреб из стали и стекла Сигрэм-билдинг в Нью-Йорке.

Знаменитый афоризм Миса «меньше – это больше» стал руководящим принципом для многих великих дизайнеров последнего столетия. Он должен быть руководящим принципом и для вас, когда вы создаете демонстрационную графику.

Я руководствуюсь им. Руководствуюсь им после многих лет работы на телевидении, имея возможность общаться с профессиональными художниками-графиками, такими как мой кузен Джоэл, который трудится в аппаратной, полной высококлассного оборудования стоимостью в миллионы долларов, – так называемом пэйнтбоксе. Руководствуюсь им после двадцати лет работы со все совершенствующимися компьютерными графическими программами, достигшими своего апогея в последней версии Microsoft PowerPoint, возможности которой приближаются к профессиональным «пэйнтбоксам». Несмотря на все эти мощные инструменты, я, разрабатывая графическое оформление презентации, полагаюсь на принцип «меньше – это больше» и на его следствие «если сомневаешься, пропусти».