Ответ кроется в сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав материалы.

Раздавая материалы, помните:

как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50 % внимания участников;

нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания, чтобы предотвратить пролистывание материалов вперед;

если участники все же забегают вперед, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.

Допустим, вы делаете презентацию для руководителей компании-клиента. Ваша стратегия заключается в том, чтобы подвести слушателей к вашему решению, последовательно демонстрируя слайд за слайдом. Прежде чем начать, вы раздаете распечатанные копии слайдов с тем, чтобы они могли легко следить за ходом презентации. Но во время презентации все происходит по-другому: вы объясняете слайд № 2, а генеральный директор и президент уже пролистали до последней страницы, чтобы добраться до заключения. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.

Перед небольшой аудиторией я использую один из двух вариантов:

выдаю не всю подшивку сразу, а по одному листу – это позволяет удерживать и направлять внимание клиентов;

раздаю материалы до того, как начать отвечать на вопросы, – это позволяет более информированной части присутствующих сформулировать полезные вопросы.

Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории: подкрепить всю презентацию в целом, помочь участникам встречи следить за ходом презентации, визуально усилить ключевые идеи, организовать групповое обсуждение, разобрать практические примеры, резюмировать основные моменты презентации.

Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.

Часто задаваемые вопросы

– Нужно ли всегда использовать проектор?

Не обязательно. Из трех главных инструментов, полезных при проведении презентации, – ноутбука со слайдами, распечатанных слайдов и проектора, – вы можете выбрать нужный в зависимости от числа участников.

Презентация для 3–10 человек, как правило, требует слайдовой презентации и подготовленных печатных материалов.

Презентация группам, в которых больше 10 человек, конечно, всегда требует слайдов. Если презентация включает слишком много информации, возможно, потребуется распространить печатные материалы заранее. Важно понимать, что чем больше участников, тем труднее учесть все нюансы и потребности. В группе могут оказаться люди, которых вы никогда не видели, и именно они будут теми, кто принимает решение. Они могут ничего не знать ни о вашем продукте, ни о предварительных договоренностях с кем-то внутри организации. Чем меньше аудитория, тем неформальней проходит презентация. Придерживайтесь разговорного формата и постоянно поддерживайте зрительный контакт со всеми участниками. С ростом группы должен меняться только один параметр – степень доминирования презентатора.

– Я пишу текст, а затем его заучиваю. Правильно ли это?

Из-за старой школьной привычки создавать тексты, рассчитанные на чтение, а не на произнесение, презентаторам не хватает навыка говорения. В результате они больше вещают, чем говорят. Их речь похожа на ответы студента на экзамене, который отвечает, вспоминая заученный текст. В чем отличие живой речи от письменной? Прежде всего – в интонации, которая выражает отношение говорящего к тому, о чем идет речь. В устной речи иначе строятся фразы. Вы импровизируете. Но это не значит, что готовиться не обязательно. Наоборот! Что делать?

Можно написать текст, но не для того, чтобы заучить дословно, а для того, чтобы говорить, не опасаясь, что фраза получится не столь гладкой, как письменная. У презентации будет разговорный стиль!

– Когда лучше раздавать печатные материалы? Раздайте их в самом конце, так, чтобы людям было в буквальном смысле «что вынести», иначе они будут шуршать страницами, пока вы будете говорить. Если вам нужно показать что-то распечатанное к конкретному слайду в презентации, пусть это будет один (!) лист формата А4.

– Каким по счету лучше выступать? Если есть возможность, постарайтесь выступить последним. У последнего презентатора есть значительное преимущество. Клиент уже выслушал трех (а то и пятерых) ваших конкурентов, и только у вас есть возможность развеять сомнения и опасения, которые успели у него появиться. У ваших предшественников такого шанса нет.

– Что делать, если нет возможности подготовить отдельно раздаточные материалы? Сделайте два набора слайдов, для живой презентации и для печатного варианта. Последний может включать более детальные письменные объяснения. Или допишите детали в заметках к каждому слайду, а затем распечатайте слайды с заметками. Это не идеальный вариант, но он решает задачу по разделению проецируемого и печатного изображения.

– Что делать, если вас просят выслать файл со слайдами до начала презентации? Лучше отправить письменный документ, в котором в сжатом и читабельном виде содержится основная идея выступления с необходимой детализацией и глубиной (с ссылками для тех, кому интересно).

– Я редко делаю презентации для групп. Как правило, мы разговариваем за столом один на один. Как делать в такой ситуации продающую презентацию? Есть два варианта проведения презентации один на один, чтобы выгодно выделиться на фоне конкурентов. В обоих случаях вы можете обойтись ноутбуком.

Вариант «домашний». Вы садитесь рядом с клиентом, «подстраиваетесь» под него, включаете ноутбук и в комфортном для него темпе проводите презентацию.

Вариант «официальный». Если в переговорной комнате есть проектор с экраном, проводите презентацию стоя. Даже для одного-единственного человека – стоя. Это может показаться абсурдом, но это работает. Почему? Большинству людей в их жизни никто никогда в формате один на один не делал презентации стоя. Кто-то считал, что глупо, другие ленились, третьи краснели и смущались. Сила такой презентации в эмоциональном воздействии. Вы как бы посылаете человеку сигнал: « Ты и твоя компания важны для меня ». У конкурентов не будет даже шанса. Они по инерции выберут наиболее легкий путь – сидя за столом. Поступив наоборот, вы неявно дифференцируете себя от конкурентов в глазах клиентов.

Выводы

Готовя презентацию, не перегружайте слайды информацией и не пытайтесь уместить на слайдах все, что собираетесь сказать. Избегайте слайдоментов, создавайте по отдельности слайды и подробные раздаточные материалы.

Раздавайте печатные материалы в конце презентации , это поможет вам сохранить внимание аудитории.

В зависимости от числа участников презентации используйте для показа слайдов ноутбук (для 1–2 человек), распечатанные слайды (для 3–5 человек) или проектор (для более чем 5 человек). Будьте готовы провести презентацию даже для одного человека – и делайте это стоя, клиенты оценят.

Не пытайтесь зубрить текст презентации с тем, чтобы потом дословно воспроизвести выученное. Импровизируйте – но в основе импровизации должна лежать тщательная подготовка. Репетируйте, репетируйте, репетируйте!

Задача дизайна – дать визуальное понимание основной идеи. Понимание простых концепций графического дизайна и их применение помогут сделать презентацию более эффективной. Когда я только учился делать презентации, мне очень помогла одна англоязычная книга, которая теперь доступна и на русском языке: «Универсальные принципы дизайна» Уильяма Лидвелла, Критины Холден и Джилл Батлер [3] . Настоятельно рекомендую: в книге подробно описан и проиллюстрирован каждый из ста универсальных принципов дизайна. Здесь же позволю себе кратко остановиться только на семи основных принципах дизайна слайдов, критически важных при создании продающей презентации.