Як свідчить "Короткий огляд діяльності Освідомчого відділу Департаменту Державної варти" від серпня 1918 р., створення системи освідомчих підрозділів розпочалося з 8 червня 1918 р. під безпосереднім керівництвом старшого урядовця для особливих доручень Л.Пономарьова (він же став і першим шефом цього підрозділу) і загальним керівництвом директора ДДВ П.Аккермана. Посаду віце-директора зайняв Тальберг [233] .

У складі Освідомчого відділу виділялися окремі діловодства за напрямами роботи: загальне (особовий склад і господарські питання), таємне, агентурне, залізничне, а також реєстраційна частина і фото-криміналістична лабораторія. Штатом ДДВ в Освідомчому відділі передбачені посади урядовця для особливих доручень, начальника відділу, діловодів та їх помічників, урядовців I і II розрядів, журналістів (всього 51 особа) [234] .

На різних адміністративно-територіальних рівнях створювалися місцеві освідомчі відділи ДВ, штатна чисельність котрих залежала від кількості населення конкретного регіону чи населеного пункту. Наприклад, апарат ОВ при Київському губернському старості включав: начальника ОВ, старшого діловода, 4 діловодів, 8 помічників діловодів, 2 перекладачів, журналіста, 8 канцелярських співробітників. Дещо меншим був апарат у периферійних органах. Так, штат ОВ при Подільському губернському старості включав: начальника ОВ, старшого діловода, 3 діловодів, 6 помічників діловода, перекладача, журналіста, 6 канцелярських співробітників [235] . Цікавим є факт наявності в штатах освідомчих відділів посад журналістів. Це, очевидно, свідчить про те, що керівники ДДВ розуміли, яке важливе значення мало пропагандистське висвітлення діяльності зазначеної інституції. Але в тій складній воєнно-політичній та оперативній обстановці ефективність таких заходів була не дуже високою.

Місцеві підрозділи підпорядковувались центральному Освідомчому відділу ДДВ. На чолі губернського ОВ стояв начальник, що безпосередньо підпорядковувався губернському старості, отримував від нього вказівки, але в оперативному напрямку діяв самостійно. Розпорядження й запити начальника ОВ були обов'язковими для виконання й дотримання всіма чиновниками губернських державних установ. Начальники відділів призначалися на посаду міністром внутрішніх справ за поданням директора ДДВ. Освідомчі відділи у повітах виконували розпорядження лише своїх начальників, без санкції яких жоден повітовий староста чи начальник повітової загальної варти (фактично - поліції) не міг провадити розгляд політичних справ [236] .

Характерно, що всі співробітники ДВ незалежно від галузі своєї діяльності (міської, повітової, залізничної, карно-розшукової, освідомчої) мали працювати в тісній взаємодії [237] . Місцеві ОВ були зобов'язані висвітлювати політичну обстановку у своєму районі, вивчати характер діяльності місцевих політичних організацій та рухів, вербувати таємну агентуру й керувати її роботою, організовувати зовнішній на-гляд(, проведення обшуків у осіб, що підозрювалися у скоєнні державних злочинів, їх арешти, а також навчання співробітників. Важливе місце за своїм статусом і завданнями займав Київський ОВ. Сфера його діяльності поширювалась і за межі столиці. В структурі відділу існував підрозділ, що здійснював контррозвідувальну роботу на відрізку території від Києва до Броварів [238] .

Провідними службовими ланками територіальних ОВ були: канцелярія, секція зовнішнього догляду і таємна агентурна мережа. Завдання ОВ на місцях конкретизувалися в "Інструкції начальникам освідомчих відділів при губернських старостах і градоначальниках", у параграфі 1 якої йшлося про те, що начальники ОВ відповідають за висвітлення суспільного і політичного руху у підзвітних їм районах, ведуть розшук у справах щодо загрози безпеці держави та її правопорядку. Для цього начальники ОВ мають власну канцелярію, вербують секретну агентуру й керують її поточною роботою, ведуть підбір та інструктаж співробітників зовнішнього догляду [239] .

У канцеляріях освідомчих відділів за встановленими для цього ДДВ зразками реєструвалися дані спостереження, агентурні записки, особи, котрі проходять у справах відділу; велися щоденники спостереження з відповідними зведеннями, справи з листування. Обговорення й адресування справ, що надходили в освідомчий відділ, здійснювалось спільно з представником прокурорського нагляду й за його згоди. З виникненням потреби в обшуках чи арештах начальники освідомчих відділів вимагали їх проведення від певних чинів Державної варти. При необхідності для участі в обшуках командирувалися співробітники відділу. Загальне керівництво обшуками здійснював начальник Освідомчого відділу. Отримані в результаті обшуків докази негайно вивчалися, і в разі наявності даних для порушення кримінальної справи начальник ОВ передавав ці матеріали судовому слідчому для проведення попереднього слідства. Якщо даних для кримінального переслідування виявлялося недостатньо, начальники освідомчих відділів могли порушувати справи про адміністративну відповідальність.

В разі необхідності проведення багатьох обшуків і арештів начальники ОВ подавали, по змозі заздалегідь, губернським старостам або градоначальникам списки осіб, котрі намічалися для обшуків та арештів, з коротким зазначенням щодо кожної особи підстав до цих заходів і ступеня участі в злочинній діяльності. При одержанні від згаданих чиновників відповідних вказівок начальники освідомчих відділів діяли у визначеному вище порядку. Після вивчення речових доказів начальники ОВ через губернського старосту чи градоначальника надсилали в Департамент Державної варти детальне донесення про результати проведеної операції, додаючи до нього список осіб, котрі були обшукані й заарештовані, а також відомості про збереження речових доказів, які заслуговують на найбільшу увагу. Без згоди начальника освідомчого відділу в районі, на який поширювались його повноваження, не могли провадитись жодні обшуки чи арешти у справах політичного характеру, бодай з цього приводу надійшла вимога від уповноваженої на це іншої посадової особи. Щодо труднощів, котрі виникали у цих питаннях, начальник ОВ отримував вказівки від губернського старости чи градоначальника [240] .

Отже, "Інструкція начальникам освідомчих відділів..." містила окремі, фрагментарні рекомендації щодо організації роботи цих контррозвідувальних органів. Втім, викладених в ній положень було явно недостатньо для проведення оперативної роботи на належному професійному рівні (особливо, коли інструкцією керувалися співробітники освідомчих відділів, котрі раніше не служили в поліції чи жандармерії). В інструкції, що розлядається, не знайшла чіткого відображення низка питань, які мають істотне значення для діяльності органів контррозвідки (категорії справ, що перебувають у провадженні; вимоги до роботи з агентурою; взаємодія освідомчих відділів з органами слідства та ін.). Не висвітлені ці питання і в "Положенні про освідомчі відділи при губернських старостах і градоначальниках".