Содержание и ремонт казенных магазинов производились за государственный счет. Выделяемые денежные средства далеко не всегда расходовались целевым образом. По данным Камер-Коллегии, к началу XIX столетия многие винные магазины пришли в негодность и в них было уже невозможно хранить и торговать вином, а на починку и строительство новых требовалось выделить из казны более 475 032,87 рубля [628] . При этом рост оборотов вина вынуждал увеличивать площади старых магазинов и возводить новые хранилища. В результате оптовые магазины стали подразделяться на винные магазины и дистанционные подвалы [629] . Дистанционные подвалы (то есть места хранения вина) в зависимости от того, открывались ли они казной или откупщиком, делились на казенные и на откупщичьи [630] .

Приемка вина и спирта осуществлялась в организованные казной дистанционные подвалы (хранилища), находящиеся как при самом винном магазине, так и на удалении от него. Из подвалов вино доставлялось в винный магазин (если объемы были не очень значительные) и реализовывалось откупщикам, там же происходило оформление всех необходимых документов. Если объемы пития были большими, то передача вина производилась непосредственно в месте его хранения. Винным продавцам разрешалось безвозмездно под свою ответственность хранить в казенных подвалах принадлежащие им вино, водки, наливки и настойки в заклейменной таре [631] при условии, что в хранилище оставалось свободное место.

Начиная с XVIII века в нормативных актах закрепляется порядок работы оптовых магазинов, формируются стандарты приёмки, учета и хранения принятого от производителей и отпущенного виноторговцам вина.

В частности, в XVIII веке было установлено принимать вино прежде всего у тех поставщиков, кто привез его в определенный контрактом срок в порядке очередности [632] . Прием пития должен был производиться коронными поверенными при свидетельстве «в Губерниях, Губернских, а в Провинциях и городах Воеводских товарищей» [633] . Срок принятия вина ограничивался двумя неделями [634] , а согласно Уставу о вине 1781 года приемка должна была проводиться «как можно более незамедлительно» [635] . В XIX веке срок получения продукции от поставщика не должен был превышать трех дней, при этом присутствие откупщика или его поверенного было обязательным [636] .

Первое, что должен был оценить служащий казенного магазина, принимая вино, было качество и крепость привезенного алкоголя [637] . При проверке вина использовались те же методы, что на производстве. Приставу следовало брать для анализа вино из каждой поставленной бочки [638] .

Далее сверялось количество привезенной продукции с данными, указанными в документах. Вино могло проверяться только мерниками, заклейменными и засвидетельствованными органом государственной власти [639] . Все питие перемеривалось казенными служащими «осьми вершковым ведром» [640] . О количестве принятого в день алкоголя поставщику выдавалась подписанная приставом расписка, а по окончании приемки – генеральная квитанция [641] . Этими документами подтверждался факт поставки вина казне.

В соответствии с правилами XIX века вино и спирт установленной крепости не могли быть приняты в казенный магазин только в двух случаях: если они были не соответствующего качества или если напитки были привезены поставщиками в поверженных бочках [642] .

Покупатель пития – виноторговец также мог проверить качество и количество приобретаемого у казны алкогольного продукта. Для этого в XVIII веке Казенная Палата была обязана передать засвидетельствованные клейменные меры в городской магистрат или ратушу, и «к тем мерам Городовой Магистрат или Ратуша определят того же Словесного Судью и двух Выборных, кои определены к весам, им же отдать указную пробу вина, и им Словесному Судье и Выборным словесно и справедливо разбирать ссоры и споры о пробе и мере вина между продавцом и покупщиком, и между приемщиком и отдатчиком» [643] .

В соответствии с Уставом 1817 года для оценки крепости вина, которое должно было быть полугарным, из каждой бочки бралась одна склянка образца, которая опечатывалась печатью пристава и отдавалась покупателю [644] . В случае обнаружения факта обмана хозяин мог опечатать своей печатью спорную бочку вина и написать жалобу на винного пристава [645] , не вывозя бочек из винного магазина, если им будет установлено, что количество алкоголя меньше заявленного.

В XIX веке был регламентирован претензионный порядок урегулирования споров между поставщиками и откупщиками. Так, если у виноторговца были сомнения в качестве и количестве принимаемого спиртного, он обязан был направить в Казенную Палату (губернского города) или приставу (в уездном городе) свои возражения не позднее трех дней с момента приемки [646] . При отсутствии надлежащей претензии питие считалось полученным покупателем в полном объеме без замечаний. Все споры, касаемые приемки и продажи вина, должны были разбираться начальником губернии и представителем Казенной Палаты, а в уездном городе – городничим или земским исправником совместно с уездным стряпчим [647] .

После приемки вина казна рассчитывалась с поставщиками. Деньги за доставленный алкоголь должны были выплачиваться заводчику в течение двух недель [648] . С 1783 года обязанности по расчету были возложены на казначеев, которым предписывалось не нарушать интересы подрядчиков или поставщиков и выдавать им деньги за вино «незамедлительно» [649] .

Алкоголь (в зависимости от производителя) приставам следовало хранить отдельно; смешивать питие запрещалось [650] . За сохранность вина отвечали служащие. Они обязаны были следить за тем, чтобы не было утечки и усушки пития более установленных норм. С XVIII века для винных магазинов была установлена годовая норма «на утечку и усушку»: по три ведра на 100 ведер поставляемой продукции [651] , которая была отмена в начале XIX века, а затем восстановлена в 1818 году [652] . Затем новые годовые нормы были введены властями только в 1852 году и составили уже восемь ведер на сто [653] .