Задача этого этапа — анализ потенциальных рисков, которые могут поставить под сомнение достижение поставленных при запуске проекта целей. Обзор этапа окончательной подготовки охватывает следующие вопросы:

• Управление проектом

• Техническое управление проектом

• IТ-инфраструктура

• Процесс управления изменениями

• Приверженность персонала своему делу.

Этот обзор дает оценку различных рисков и является движущей силой для различных мер, направленных на завершение проекта в предусмотренные сроки — таких, как процессы организационных изменений, основанные на оценке специфических рисков как на уровне команды проекта, так и на уровне всей организации в целом.

Эта задача обеспечивает координацию и интеграцию статусов различных команд проекта, в том числе:

• Команды, занимающейся бизнес-процессами

• Команды по управлению изменениями

• Технической команды.

Такие собрания обеспечивают сопоставление и упорядочение информации с целью определения общего статуса проекта и принятия решений по координации деятельности в случае выявления разного рода расхождений или даже стратегического замедления реализации всего проекта. Менеджеры проекта принимают решения, необходимые для выполнения расписания проекта, например, о выделении дополнительных ресурсов для нужд проекта или дополнительных средств для своевременного обучения конечных пользователей.

Собрания Управляющего комитета проводятся для постоянного обновления общего статуса проекта и принятия решений по проблемам, которые невозможно решить на уровне управления проектом. На таких собраниях менеджеры проекта должны представить следующие данные:

• Статус проекта

• План следующего этапа проекта

• Сопоставление запланированных сроков и их фактическое выполнение

• Сопоставление запланированных затрат и фактические затраты

• Степень завершенности проекта в процентном выражении

• Текущая деятельность, а также предстоящие мероприятия

• Негативные и позитивные тенденции

• Принятие соответствующих мер

• Оставшиеся поставки

• Сроки и этапы

• Вопросы, требующие немедленного решения

• Необходимость изменений в выделении ресурсов для наиболее важных мероприятий в рамках проекта.

Такие действия укрепляют сплоченность и мотивацию рабочих команд и увеличивают их трудовой потенциал, способность координировать действия, как среди членов команды, так и между разными рабочими командами в стремлении к успешному завершению проекта внедрения SAP.

Как видно из обзора предыдущих этапов проекта, эта задача включает в себя совокупность процессов, которые помогают команде управления организационными изменениями диагностировать и управлять вопросами таких изменений с целью оптимизации организационных процессов и поддержания движущей силы методологии ASAP на должном уровне вплоть до успешного завершения проекта.

Также сюда относятся самые различные процессы — такие, как оценка рисков, стратегия спонсорства, развитие навыков персонала, передача знаний и процесс организационной оптимизации, которые были инициированы на этапе концептуального планирования. Эти усилия приобретают еще большее значение, потому что именно на этом этапе происходит масштабирование внедрения SAP относительно предприятия в целом. Эта задача обеспечивает развитие навыков персонала, передачу знаний и обмен информацией с целью увеличения количества участвующих в проекте сотрудников, как на последних этапах проекта, так и после завершения внедрения SAP.

Эта задача состоит в том, чтобы обеспечить адекватное обучение всех конечных пользователей перед запуском системы, причем обучение должно проходить в соответствии с планом и расписанием проекта, подготовленными на этапе реализации проекта.

Основой такого плана служит список бизнес-процессов (BPML), составленный на этапе концептуального планирования, а также матрица должностных ролей, подготовленная на этапе реализации проекта. Как следствие, план обучения обеспечивает адекватный охват всех типов пользователей, и в то же время позволяет избежать излишнего обучения, в котором те или иные пользователи не нуждаются. Излишнее обучение — это не только растрата ресурсов, но и потеря драгоценного времени, которое на данном этапе проекта может быть в дефиците. Классифицировать типы конечных пользователей можно таким образом:

• Пользователи транзакций

• Пользователи анализа и запросов

• Пользователи информации.

Ниже приведены различные задачи, необходимые для успешного обучения конечных пользователей.

Подготовка к обучению конечных пользователей

Эта задача включает в себя приведение в порядок логистики и среды SAP перед обучением, в том числе транспортировку и фиксацию клиента обучения, а также загрузку специфических для компании данных в среду обучения.

Проведение обучения конечных пользователей

После обучения конечных пользователей они должны уметь уверенно выполнять свои повседневные задачи в среде SAP.

Обзор и оценка навыков после проведения обучения

Эта задача подразумевает оценку эффективности проведенного обучения и получения конечными пользователями навыков, необходимых для выполнения своих повседневных задач. Инициативные предложения и обратная связь должны использоваться для соответствующей модификации будущих циклов обучения. Кроме того, в зависимости от результатов такой оценки может быть принято решение о проведении дополнительных курсов обучения для всех конечных пользователей с целью углубления знакомства с системой SAP; причем такие курсы могут быть направлены на специфические области работы с системой — например, составление отчетности или работу с запросами.