И наконец, оптимизируйте текстовые слайды, следуя перечисленным ниже простым советам.

• Разработайте единообразный стиль и придерживайтесь его на всем протяжении презентации.

• Будьте последовательны в выборе как шрифтов, так и регистров.

• Используйте размер шрифта минимум 24 или 28 пунктов.

• Любыми средствами избегайте аббревиатур.

• Добавляйте тени и обводку, чтобы сделать текст более отчетливым.

• Используйте резкие контрасты: светлый текст на темном фоне и наоборот.

• Вставляйте логотип своей компании, но не делайте из него неоновую вывеску; лучше использовать его как водяной знак, с едва уловимым эффектом рельефа.

• Избегайте хаоса, который создают периодически повторяющиеся слоганы, выходные данные, копирайты и вездесущие предупреждения «Конфиденциально» на краю каждого слайда.

• Используйте пробелы. Вы не должны заполнять информацией все углы и закоулки каждого слайда. В дорогой газетной рекламе свободное место часто используется для того, чтобы выделить текст. Обратите на это внимание, ощутите разницу и примите данный прием на вооружение.

Как вы, возможно, заметили, я ни слова не сказал о разнице между шрифтами с засечками и без засечек, а также о выравнивании текста по правому краю, левому краю или центру. Все эти типографические тонкости – дело личного вкуса, а как гласит латинская пословица, De gustibus поп est disputandum – о вкусах не спорят.

Следуйте приведенным выше рекомендациям, и ваша текстовая графика будет простой, последовательной, логичной, подтверждающей подсознательный месседж – эффективный менеджмент .

В следующей главе вы увидите, как те же самые базовые принципы создания текстовой графики применимы к числовой.

Числа играют важнейшую роль в любой бизнес-презентации. Доходы, реализованная продукция, доля рынка – это голы, пасы, ошибки протокола бизнес-игры, и каждый деловой человек понимает их важность.

Однако не каждый деловой человек чувствует себя в своей тарелке, когда дело касается чисел. Конечно, есть такие типы с вечно красными глазами, которые моментально распознают ключевые тренды и быстро вычленяют самую важную информацию из колонки чисел. Но есть и все остальные, которым нужны время и контекст, чтобы полностью понять суть ведомости или балансового отчета.

В любой презентации хочется, чтобы вас понимали и с вами соглашались и те и другие. Умело сделанные графики и диаграммы послужат достижению этой цели. Они переводят числа в визуальные образы, которые делают абстрактные соотношения конкретными и гораздо более очевидными.

К сожалению, многие графики, используемые в презентациях, скорее затемняют, чем проясняют факты. Чаще всего графики – это чистая разгрузка данных: они перенасыщены ненужной информацией, плохо упорядочены и визуально хаотичны.

Подобные числовые слайды долго объяснять. Еще больше времени требуется публике, чтобы понять их. Нередко зрители решают, что такие слайды не стоят их усилий, и бросают все попытки вникнуть в суть. Именно поэтому многие важные презентации срываются.

Такого не должно происходить с вашими презентациями. Те же самые принципы, о которых вы узнали из главы 6 «Визуальная передача информации», – фокус на выступающем, меньше – это больше и минимум движения глаз – применимы и к числовой графике. Пусть они станут вашими ориентирами в создании четких и действенных изображений, которые помогают донести историю до сознания публики и маркируют ваши главные мысли.

Давайте изберем подход «Проблема/Решение» и рассмотрим наиболее типичный график – столбиковую диаграмму пример которой приведен на рис. 8.1. Вы наверняка встречали подобные графики на многих презентациях. Данная диаграмма отображает устойчивый рост продаж некой перспективной компании за шесть лет ее истории – то есть информацию, которая должна особенно впечатлять публику.

В этой диаграмме содержится много информации. Однако проблема именно в том, что здесь слишком много информации. Если бы этот график приводился в документе, допустим, в бизнес-плане или годовом отчете, читателю понадобились бы все эти данные, чтобы понять график и идентифицировать числа без помощи автора. Кроме того, график был бы у читателя прямо перед глазами. Но во время презентации зрители вынуждены совершать многочисленные невольные движения глаз, чтобы охватить взглядом находящееся на расстоянии увеличенное изображение и увидеть все данные, одновременно слушая выступающего и обрабатывая в уме получаемую информацию. Все эти блуждания по экрану и размышления требуют напряженной работы, вследствие которой аудитория отвлекается от выступления докладчика. Слайд становится центром внимания презентации.

Звучит знакомо? На восприятие графиков негативно влияют те же проблемы, что и на восприятие истории, решительно сокращая ваши возможности удерживать аудиторию.

А вот как успешно донести ту же самую информацию. Во-первых, заметьте, как загроможден слайд. Заголовок и подзаголовок, по существу, дублируют друг друга. Есть две пометки, одна расположилась с левой стороны слайда («в миллионах долларов») по вертикали, другая вытянулась вдоль нижней части («отчетный год, заканчивающийся 31 декабря»). Каждая надпись занимает немало места и дает информацию, которая либо очевидна, либо не так уж важна. На графике указано более 28 чисел: 5 вдоль левой шкалы, 18 в шести столбиках и плюс 6 дат вдоль нижней оси графика. CAGR (среднегодовой темп роста в сложных процентах) торчит справа, как пожарная каланча. Ссылка на источник, «Уолл-стрит джорнал», напечатана таким мелким шрифтом, что в памяти всплывают какие-то особые условия некого сомнительного договора. Каждый из шести столбцов, отображающих доходы, разделен на три разных по цвету секции, а полосатый фон наводит на мысли о бамбуковых жалюзи из отдела уцененных товаров.

Очевидно, создатель этого графика никогда не слышал о принципе «меньше – это больше» .

Обратите внимание, сколько требуется усилий, чтобы рассмотреть и осмыслить все представленную информацию. Вы не только должны пробираться сквозь слова и числа, чтобы разобрать, какие из них важны, а какие нет; вам приходится также устанавливать связи между разъединенными частями графика. Короче говоря, перед нами не диаграмма, а полнейший хаос. Как это можно исправить?

Начнем с упрощения и избавления от ненужного многословия. Поскольку заголовок и подзаголовок взаимозаменяемы, последним можно пренебречь. В самом графике приведено шесть столбцов, помеченных годами, поэтому нет никакой необходимости указывать количество лет в подзаголовке.

Вместо того чтобы выделять столько места под надписи «в миллионах долларов» и «отчетный год, заканчивающийся 31 декабря», используем простые аббревиатуры. Не нужно также писать даты целиком. В данном контексте, если мы напишем под столбцом «04», будет понятно, что имеется в виду 2004 год, а не 1004 или 3004. Для надписи «Уолл-стрит джорнал» лучше выбрать более крупный размер шрифта. И наконец, так ли важны нашей аудитории точные объемы продаж каждого товара в долларах? Может, и нет: все зависит от тематики слайда. Если наша цель – продемонстрировать общий рост годовых доходов, аудитория увидит относительную долю каждого товара, выделенного особым цветом. Убираем числа из столбцов.

Итак, улучшения очевидны. Мы существенно сократили объем работы, которую должна проделать аудитория, чтобы понять диаграмму. Но нужно кое-что еще. Чтобы определить, каким цветом какой продукт обозначается, зрителям придется неоднократно перемещать взгляд вверх и вниз к подписям, как будто они следят за прыгающим мячиком.

Только когда зрители увидят подпись в нижней части слайда о том, какой цвет обозначает продукт X, продукт Y и продукт Z, трактовка станет ясной. Вы сами, возможно, заметили, сколько раз приходится смотреть туда и сюда, а ведь здесь, в книге, расстояния измеряются всего лишь в сантиметрах. Представьте свои ощущения, если вам придется преодолевать взглядом десятки сантиметров на проекционном экране. Минимизируйте движения глаз.

Более того, любому, кто захочет вычислить значение каждого года, придется несколько раз переводить взгляд справа налево, вперед и назад, как на матче по настольному теннису. Бесполезное занятие, поскольку на расстоянии человеческий глаз не способен точно находить штриховые метки. Разве будет деловой человек благосклонен к вашему предложению, если оно не дает точного представления не просто о числах, а о миллионах долларов? Вряд ли.

Мы можем внести некоторые корректировки, чтобы избавиться от этих проблем, применяя принцип минимизации движений глаз .