Документом «Отсутствие на работе» регистрируются все основные причины отсутствия работника на рабочем месте: заболевания, командировки, отпуска (ежегодные и прочие).

В документе указывается следующая информация:

список работников и причины их отсутствия;

период отсутствия работников;

отмечается, вернулся ли уже работник на работу (взводится флажок «Фактически произошло») или еще нет (флажок сброшен);

если на время отсутствия (возможно длительного) работника необходимо принять на работу замещающего работника, тогда следует взвести флажок «Освобождать ставку»; в этом случае штатная единица, занимавшаяся отсутствующим работником, попадет в заявки на подбор кадров.

Документ может быть автоматически заполнен запланированными на некоторый период отпусками; для этого предназначена кнопка «Заполнить» над табличной частью документа.

При проведении документов программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

После проведения документа, в котором зарегистрированы отпуска работников предприятия, можно посмотреть фрагмент диаграммы использования отпусков, введенный этим документом – при помощи кнопки «Печать».

На основании документа «Отсутствие на работе» можно ввести документ «Возврат на работу».

Использование признака завершенности:

Если в документе указана дата окончания отсутствия и взведен флажок «Фактически произошло», то это означает, что работник на следующий день (за датой «по») приступит к работе.

Например, если работник отправился в отпуск с 1 июля (по 31 июля, окончание отпуска – только намечено) и болел с 25 июля по 2 августа, то, указав в документе болезнь как фактически произошедшее событие, вы получите, что с 3 августа работник числится как работающий. Если же на самом деле работник с 3 августа «догуливает» отпуск, тогда его болезнь надо оформить двумя строками документа: с 25 июля болеет, с 3 августа – в отпуске. «Окончательный» возврат из отпуска можно будет оформить позже документом «Возврат на работу».

Документ «Возврат на работу», как правило, создается программой автоматически при работе с обработкой «Запланированные кадровые перестановки». Тем не менее, этот документ можно ввести и независимо.

В документе для каждого работника указывается дата фактического возвращения на работу и нужно ли снова занять его рабочее место.

Кнопка «Заполнить» в форме документа позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников, отобранных по произвольным критериям.

Документ может быть введен на основании документа «Отсутствие на работе», при этом в т.ч. автоматически заносится список работников документа «Отсутствие на работе», по которым были указаны даты «По» и не взведен флажок «Фактически произошло», т.е. событие возврата на работу было только запланировано.

По датам, указанным в документе, регистрируется состояние работников «Работает».

Для введенных событий, по которым не были еще отмечено их выполнение (возвраты из отпусков, увольнение временно работающих и т.п.), можно произвести групповое подтверждение исполнения. Эта операция может производиться периодически, например, раз в месяц, когда есть уже информация о завершении таких событий.

Для этого используется обработка «Запланированные кадровые перестановки». Заполнение ее производится событиями, произошедшими за указанный период. Остается только Выполнение обработки (кнопка «Создать») приводит к порождению новых документов:

«Увольнение» – для подтверждения увольнения.

«Возврат на работу» – для возвратившихся из отпуска или командировки.

Очередное кадровое перемещение – для временно переведенных в другое подразделение.

Отчет «Списки работников» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Персонал» (интерфейс «Полный»).

Отчет позволяет формировать разнообразные списки работников предприятия, отобранные и сгруппированные по различным критериям.

Отчет «Коэффициент текучести кадров» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).