Пятый раздел положения содержит перечень ключевых показателей бизнес-процесса. Для процессов первого уровня количество ключевых показателей составляет 7-15. Для процессов нижних уровней ввиду их меньшей разнородности количество показателей уменьшается и для мелких процедур составляет 3–5.

Часто на практике ключевые показатели процессов выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о бизнес-процессе. Этот документ называется счетной картой процесса. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ связана с тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.

В шестом разделе положения о бизнес-процессе перечисляются права и полномочия, которые предоставляются ответственному за процесс владельцу для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.

Из возможных полномочий, которыми владелец процесса может наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления процессом. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.

Структуры седьмого и восьмого разделов положения о бизнес-процессе «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения о процессной системе управления.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем девятом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы бизнес-процесса, схемы информационных и материальных потоков, диаграммы документооборота и ресурсооборота, схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, задействованных в процессе, а также формы документов, составляющих документооборот.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о бизнес-процессе. В каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации.

Если разрабатываются регламенты для устоявшихся бизнес-процессов, где сотрудники знают, как их выполнять и требуется только узаконить распределение ответственности, достаточным является простое описание процедур и ответственных за их выполнение.

Если цели регламентации требуют обеспечения соблюдения сроков, то нужно пойти дальше и указать в регламенте нормативное время выполнения бизнес-процедур.

Если в процессе используется сложный документооборот, тогда в положении целесообразно описать его подробно.

Если регламент разрабатывается для нового бизнес-процесса, который сотрудники никогда не выполняли, целесообразно включить в приложения формы документов, которые составляют документооборот процесса. При этом эти формы нужно не просто описать, но и указать порядок их заполнения.

В максимальном случае положение по одному бизнес-процессу вместе с прилагаемыми формами — это довольно объемный пакет документов, который может достигать 40–80 страниц. Поэтому, чтобы не тратить лишние усилия, в каждом конкретном случае в зависимости от ситуации и существующих проблемных мест в бизнес-процессе нужно выбрать оптимальный набор разделов, который должен войти в регламент. Минимальный формат этого процессного регламента представлен разделом IV.

В табл. 6.5. приведен фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки», разработанного для компании, занимающейся торговлей сложным технологическим оборудованием.

Табл. 6.5. Фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» торговой компании

Положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки»

I. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящее положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» (далее Положение) в компании ></emphasis> (далее Компания) предназначено для распределения ответственности и регламентации внутренних взаимодействий структурных подразделений и должностных лиц при выполнении импортных торговых сделок.

1.2. Область применения

Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе должностные лица следующих структурных подразделений компании:

• Коммерческий департамент;

• Департамент логистики;

• Финансовый департамент;

• Юридический отдел;

• …

1.3. Термины, определения и сокращения

1.3.1. Термины и определения

В настоящем положении используются следующие термины с соответствующими определениями: