• пресс-релиз по прошлой выставке (количество предприятий, в том числе приехавших из других регионов и стран; общая площадь экспомест; количество посетителей и их статус; от–зывы участников и т. д.).

К данному документу нужно подходить критично – состав–ляли-то его лица заинтересованные! Если есть возможность, сде–лайте пару-тройку звонков участникам прошлой выставки и за–дайте вопросы об уровне выставки непосредственно им. Только не вздумайте звонить конкурентам, а если уж звоните, то хоть не представляйтесь настоящим названием фирмы, а то вам могут та-а-кого наплести!

При обработке полученной информации перед вами наверня–ка возникнет вопрос: какую площадь экспозиции брать за осно–ву для расчета стоимости участия?

Все зависит от того, что именно вы хотите расположить в экспоместе. Если парочку небольших стендов и информационные материалы (прайсы, буклеты, листовки и т. п.) – вполне достаточ–но 4 м2 (кабинка 2 х 2 м) или же «рабочего места» (в среднем 2 м2 необорудованной площади, стол и 1—2 стула).

Если же в экспоместе планируется ставить образцы продук–ции, офисную и компьютерную технику, оборудовать кабинку для переговоров, то здесь нужно считать, чертить, еще раз счи–тать, проверять и перепроверять. Ведь в случае «недобора» вы–ставочной площади представителям вашей фирмы придется ра–ботать в тесноте, виляя между стеллажами, чтобы пройти к нужному образцу. «Перебор» менее страшен, просторная экс–позиция вряд ли кому помешает, но ведь каждый квадратный метр стоит денег, и немалых! Поощрит ли ваш шеф такие воль–ности? Сомневаюсь.

При указании цены за 1 м2 организаторы обычно разделяют стоимость оборудованной и необорудованной площади.

Под оборудованной подразумевается «кабинка», состоящая из трех стеновых панелей (если экспоместо угловое – то из двух) и имеющая с открытых «лицевых» сторон только фризовые пане–ли, на которых размещается название вашей фирмы. Конструк–ция состоит из металлических профилей как вертикальных (обычно 2,5 м), так и горизонтальных (ширина 1 м). Внутри этих профилей крепятся стендовые панели из пластика (в провин–ции – из крашенного ДВП). В стандартную комплектацию так–же входит ковровое покрытие (стандартного цвета), имеется электророзетка (если надо больше одной штуки – лучше сразу оговаривать с оргкомитетом) и пара точечных светильников.

В стоимость оборудованной площади также входит комплект мебели, причем у разных организаторов он может отличаться. Стол и пару стульев вам предоставят точно, кое-где в стоимость входят прилавки и стеллажи. В этом плане стоит внимательно изучить информационные письма организаторов – там все дол–жно быть написано. Если возникают вопросы – не стесняйтесь звонить и спрашивать.

Необорудованная выставочная площадь полностью отвечает своему наименованию: скорее всего вас обеспечат только ковро–вым покрытием (да и то потому, что оргкомитет опасается, как бы вы не повредили пол, а если в помещении, где проводится выставка, положен паркет – то тем более!).

Фирмы, заказывающие необорудованную площадь, обычно имеют собственные сборно-разборные конструкции, легко мон–тируемые и превращаемые в законченного вида экспоместо. Мо–жет, так поступить и вам? Кажется, простая арифметика: эконо–мим на аренде выставочного оборудования и за эти средства покупаем собственные конструкции? Не все так просто!

Вглядываясь в расценки на участие, вы с удивлением замеча–ете, что необорудованная площадь стоит не намного дешевле оборудованной – процентов на 15—20 (возможны варианты).

И происходит это совсем не потому, что организаторы страст–но желают содрать с вас денежки за аренду собственного обору–дования. Выставка (равно как и ярмарка) – комплексный про–ект, в затраты по которому входят и аренда помещения, и охрана, и освещение, и многое другое. А главный продукт – посетители (попробуйте, соберите в одиночку такую уйму народа за цену, выплаченную за участие!), которых организаторы зазывают на выставку всеми мыслимыми и немыслимыми способами: реклам–ная атака в масс-медиа, рассылка приглашений, рекламные щиты по городу, личные рекомендации прийти для VIP-персон, адми–нистративный ресурс и многое, многое другое.

В этом ряду стоимость аренды выставочного оборудования занимает отнюдь не первое место. Отсюда и соотношение цен на оборудованную и необорудованную площадь.

Какие еще пункты из условий участия могут вас озадачить? К примеру, организационный взнос.

Оргвзнос – фиксированная сумма, оплачиваемая каждым из участников выставки, вне зависимости от площади экспоместа, заказывай хоть 6, хоть 60 м2, – оргвзнос одинаков. Включает он в себя (разумеется, условно) частичку общих затрат оргкомите–та на рекламу всей выставки, на издание и распространение ка–талога, на уборку проходов и другие вещи, необходимые для функционирования выставки. Так что оргвзнос платить придет–ся, да и сумма, если честно, не такая уж большая по сравнению с общими затратами фирмы на участие в выставке.

О каталоге. При уплате вами оргвзноса стандартная инфор–мация о вас (название, логотип, реквизиты, текст объемом при–мерно в 150 слов) размещается бесплатно. Редактирование смыс–ловой части текста – целиком ваша забота, оргкомитет лишь в точности воспроизведет в каталоге предоставленную информа–цию, разве что грамматические ошибки корректор исправит.

Нужно ли брать дополнительные рекламные полосы в ката–логе (за дополнительные деньги, разумеется)? Если вам есть на чем сделать акцент – берите, и лучше цветные – больше возмож–ностей для дизайнера при подготовке макета и сильнее эффект. А посему при подготовке общей сметы затрат на участие в выс–тавке смело вписывайте цветной рекламный блок в каталоге. Вы–черкнет этот пункт ваш шеф – не унывайте, в следующий раз, может, и не сэкономит.