Сам процесс бюджетирования проекта / компании (бюджетный процесс, цикл бюджетного управления) состоит из нескольких этапов (рис. 19).

Рис. 19. Этапы бюджетирования

Как наладить процесс бюджетирования?

1. При определении целей важно понимать, что цели должны быть:

конкретными;

измеримыми;

достижимыми;

реальными;

актуальными;

соотносимыми с конкретными сроками.

Реальность целей подразумевает, что рост объемов деятельности компании ограничен лимитирующими факторами, которые надо учитывать при постановке целей, например:

объем продаж;

объем ресурсов;

законодательство;

прочее.

Примеры целей:

увеличить объем продаж до 12 миллионов рублей до 31 декабря 2007 года;

продать 1000 единиц продукции за текущий год.

2. Сбор данных осуществляется из разных источников на основе взаимодействия финансового менеджера с различными структурными подразделениями проекта / компании.

3. Согласование бюджетов помогает устранить несоответствие, улучшает их прогнозные качества. Формирование отдельно взятого бюджета не гарантирует его сбалансированность с прочими формами.

4. Основной бюджет формируется на основе информации из множества операционных бюджетов (рис. 20).

Рис. 20. Схема формирования основного бюджета

5. Утверждение бюджета производится руководством проекта / компании, при этом рассматривается степень соответствия показателей бюджета основным целям проекта / компании.

6. Контроль выполнения бюджета основан на сравнении плановых и фактических данных и может в зависимости от необходимости регулировать существенность отклонений (рис. 21).

Рис. 21. Контроль выполнения бюджета [10]

7. Анализ исполнения бюджетов строится на основе управления по отклонениям. Начальники ЦФО составляют аналитические записки по утвержденным правилам, где объясняются причины значительных отклонений. Бюджетный отдел составляет отчет об исполнении бюджета, где прописывается степень соответствия фактических и плановых установок целям компании.

Система бюджетирования регламентируется с помощью набора документов, описывающих процедуры планирования, учета, анализа и контроля.

Основными формами документов, регламентирующих бюджетный процесс, являются:

положение по бюджетированию;

должностная инструкция менеджера по бюджетированию;

документ, регламентирующий систему мотивации.

Например, в положении по бюджетированию основными могут быть такие разделы.

1. Цели и задачи бюджетирования.

2. Периоды бюджетирования.

3. Финансовая структура.

4. Формы бюджетов и технология их формирования.

5. Этапы бюджетного процесса.

6. Состав участников бюджетного процесса.

7. Права и ответственность участников бюджетного процесса.

8. Порядок взаимодействия участников бюджетного процесса.

9. Бюджетный календарь.

10. Критерии эффективности бюджетного процесса.

Среди причин неудач реализации проектов наиболее часто встречаются такие:

недостаток ресурсов;

нереальные сроки;

ошибки формулирования целей;

несплоченность команды проекта;

неэффективное взаимодействие внутри проекта;

недостаточно детальное планирование;

изменение целей в ходе проекта;

конфликты между целями проекта и интересами подразделений компании.

Риск – испано-португальское слово, обозначающее подводную скалу, которая может возникнуть и нанести ущерб.

Как идентифицировать риски?

Риск проекта – комплекс возможных обстоятельств, которые могут стать причиной снижения эффективности (доходности) проекта или его полной неосуществимости. По своей природе риск – это некоторое вероятностное событие, которое может случиться и связано с неопределенностью.

Риск можно «измерять»: есть возможные исходы событий и вероятности их осуществления. Полная неопределенность присутствует, когда оценка вероятностей не представляется возможной.

Управление рисками (риск-менеджмент) – последовательность действий, позволяющая соблюдать разумные сочетания рисков и выгод проектов. Цель управления рисками – снижение рисков проекта.

Риски возникают по следующим причинам.

1. Недостаток информации.

2. Наличие элементов случайности (непредсказуемости).