1. Это бессмысленно: все знают, что такие формальные счета имеют мало общего с действительностью; иначе стоило бы сменить бухгалтера.

2. Это дьявольски трудно сделать. Для такой работы нужно самому быть бухгалтером, но и в этом случае любой читатель, немного знакомый с управлением финансами, легко – и с удовольствием – обнаружит в ваших документах «дыры», поставив вас в неловкую ситуацию. Даже если документы подготовит бухгалтер, нет никакой уверенности в том, что будущий читатель не привык к другой системе.

Как и в большинстве случаев, стоит поступить проще – использовать «Анализ движения денежных средств», хотя его и недолюбливают сторонники чистой бухгалтерской науки. Перечислим достоинства такого анализа.

1. Его легче выполнить.

2. Производит на читателя более сильное впечатление, потому что на странице гораздо больше цифр.

3. Действительно полезен, поскольку показывает, сколько реальных, а не воображаемых фунтов стерлингов и пенсов поступает на фирму и покидает ее.

Выполняют анализ движения денежных средств следующим образом.

1. Наверху страницы в строку по горизонтали вписываем названия 12 месяцев (если место ограничено, достаточно обозначить месяц тремя начальными буквами). Первым идет месяц, с которого начинается финансовый год. С обеих сторон строки месяцев оставляем достаточно места, чтобы в левом верхнем углу указать финансовый год, а в верхнем правом – слово «Итого».

2. С левой стороны страницы сверху вниз перечисляем все категории доходов, затем все категории расходов. Списки завершаем словами «Итого доходов» и «Итого расходов» соответственно. В самом низу нужна еще одна строка, для «Итоговой суммы», т. е. разницы между «Итого доходов» и «Итого расходов».

3. Для каждого месяца и каждой категории вписываем в таблицу вероятные числа, затем суммируем их и заносим результаты в соответствующие ячейки.

• «Итого» за год для каждой категории.

• «Итого доходов» и «Итого расходов» по каждому месяцу и за весь год.

• «Итоговые суммы» по месяцам и за весь год.

Вы поступите мудро, если укажете как можно меньше статей доходов: практика бизнеса учит нас, что количество продаж, которого вы ожидаете или на которое рассчитываете, никогда не совпадает с реальным, зато иногда деньги приходят, откуда их не ждешь. И не бойтесь, что, если вы точно не укажете источники доходов, пострадает ваша репутация прозорливого бизнес-пророка. (К слову, очень важно, чтобы окружающие верили в вашу способность предсказывать будущее своего бизнеса, как бы это ни было нелогично.)

Тем не менее статей расходов должно быть как можно больше. Чем больше их, тем больше цифр вы втиснете на страницу и тем ярче покажете свою осведомленность в деталях.

Каким бы буйным воображением вы ни обладали, вы непременно упустите из виду несколько статей расходов. Да, некоторые расходы очевидны: элементы себестоимости продукции (например, стоимость сырья), арендная плата за помещение, проценты за кредит, расходы на бензин, электроэнергию, телефонную связь, страховку и т. д. Но те, кто помнят о процентах за банковский кредит, часто забывают о плате за услуги банка, или, резервируя средства на выплату зарплаты и сопутствующие расходы (например, обязательную страховку) для своих служащих, забывают о себе. А еще есть так называемые «переменные затраты», которые, теоретически, меняются в зависимости от масштабов производства, но на практике почему-то всегда высоки. Это затраты на рекламу, стимулирование сбыта, командировки, представительские расходы, большинство других маркетинговых расходов.

И конечно, масса мелких расходов, о которых никто не думает заранее, но которые обязательно возникают в процессе работы. Приведем примеры.

• Канцелярские принадлежности.

• Почтовые расходы.

• Гонорары за профессиональные услуги (особенно аудиторам).

• Корпоративные административные расходы (такие как ежегодный взнос в Регистрационную палату Великобритании).

• Офисная мебель, офисные принадлежности, закуски для офиса (например, кофе).

• Офисная оргтехника (не только копировальный аппарат, компьютеры и диктофоны, но также необходимые для них тонер, картриджи, диски и кассеты).

• «Офисное снабжение». Это широкая категория, охватывающая электролампы, кофейные чашки, туалетную бумагу, точилки для карандашей, линейки, принадлежности для уборки помещения, замки, запасные ключи, различные батарейки.

Чем больше категорий, тем выше шансы, что, по крайней мере, одна из них существенно превысит выделенный на нее бюджет. Чтобы избежать этого нежелательного события, рекомендуем принять две меры предосторожности.

1. Предусмотреть несколько достаточно широких и расплывчатых категорий, чтобы в случае перерасхода средств в одной из них перенести из нее некоторые статьи расходов в другую категорию. Например, кофеварку можно классифицировать по-разному: «офисная мебель», «офисная оргтехника», «офисные принадлежности», «закуски в офисе» или даже вездесущее «офисное снабжение».

2. Отвести очень большую сумму под категорию «Непредвиденные обстоятельства». Эти средства вам почти наверняка понадобятся. Но даже если нет, все, кто знает, что такое бизнес, отнесутся с уважением к вашей предусмотрительности и подготовленности.

Несмотря на эти предосторожности, все же весьма вероятно, что ваша «Оценка» расходов окажется неточной. Если расходы вдруг будут намного ниже запланированного бюджета, вы назовете это «экономией благодаря эффективному управлению». Перерасход бюджета легко оправдать красивыми формулировками. Приведем примеры.